Document-Workflow-Extension
[für Mage-Chili-Connector]

Compatible with Magento 2.1.x – 2.3.x. and Chili-Publisher/ UGE 4.x, 5.x
Requirement: Mage-Chili-Connector
Version: 1.4.0

Einleitung

Die „Dokument-Workflow“-Erweiterung für den „CHILI-Connector für Magento“ erweitert den ChILI-Connector um eine einfache Dokumenten-Workflow-Funktionalität.

Die Erweiterung ermöglicht es Ihnen einen einfachen Freigabe-Workflow für Chili-Dokumente zu aktivieren. Dabei agiert der Dokumenten-Bearbeiter als „Anfrager“ und eine Ihm zugeordnete Person als „Bearbeiter“. Im Standard-Modus muss dann das CHILI-Dokument zunächst vom „Bearbeiter“ freigegeben werden, bevor der „Anfrager“ das Dokument in den Warenkorb legen kann.

Der neue „Kollaborationsmodus“ arbeitet dabei weniger strikt nach dem Anfrage-/Freigabe-Mechanismus, sondern ermöglicht eher den „freien Austausch“ und die „gemeinsame Zusammenarbeit“ an einem Dokument.

Regelmäßige Status-Emails informieren die beteiligten Personen über mögliche Änderungen am Dokument.

Frontend-Features

  • je Produkt aktivierbarer Workflow
  • zwei Workflow-Modi (Freigabe-(Standard) und Kollaborations-Modus)
  • Freigabemodus ermöglicht erst das „Hinzufügen zum Warenkorb“ nachdem das Dokument durch den Bearbeiter freigegeben wurde
  • Unterstützung für Preflight-Check (Chili)
  • am Workflow beteiligte Personen werden per Email über den Bearbeitungszustand informiert
  • Beteiligte Personen haben über alle Workflow-Vorgänge eine Bearbeitungsliste (angefragte Dokumente und freizugebene Dokumente)
  • Kommentarfeld ermöglicht die magentoseitige Angabe von Kommentaren

Backend-Features

  • Umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten
  • Aktivierung des Workflow-Modus je Produkt
  • Konfiguration für zentrale Bearbeiter, produktspezifischen Bearbeiter oder kundenbezogenen Bearbeiter (Vorgesetzer)
  • Email-Templates für Status-Benachrichtigung
  • Unterstützung für einen versionierten Workflow-Prozess
  • Separate Konfiguration von Workspaces, View-Preferences für Bearbeiter
  • Separate Konfiguration für ViewOnly-Ansicht
  • Separate Konfiguration von Chili-Dokument-Speicherort und PDF-Exportsettings

Frontend-Features

Bei einem aktivierten Freigabe-Workflow muss der User zunächst eine Freigabe für sein Dokument erhalten, bevor er dieses in den Warenkorb legen kann. Über die Statuslisten im Benutzerkonto behalten sowohl die User (Anfrager) als auch Bearbeiter (Freigeber) stets den Überblick über die gerade aktiven Dokumenten-Workflows.

Aktivierter Dokument-Workflow im Editor-Panel

Ist der Dokumenten-Workflow aktiviert, so wird im Freigabe-Modus die Funktion „Add to Cart“ ersetzt durch die Funktion „Request“, die den zugeordneten Bearbeiter über den gestarteten Dokumenten-Workflow informiert.

Statuslisten

Die Statuslisten im Bentuzer-Konto (jeweils separat für User und Bearbeiter) bieten einen Überblick über die gerade aktiven Dokumenten-Workflows. Nur freigebenen Dokumente können über die Funktion „Add to Cart“ dem Warenkorb hinzugefügt werden.

„View-Only“-Dokumentenansicht

Die spezielle „View-Only“-Ansicht stellt den eindeutigen Bearbeitungszustand des Dokuments sicher. Sobald eine Anfrage getätigt wurde, kann der User nichts mehr am Dokument ändern.

Hinweis: Entsprechende zur Verfügung stehende Funktionalitäten können über einen separaten Workspace konfiguriert werden.

Backend-Konfiguration

Backend-Systemkonfiguration

  • Aktivierung / Deaktivierung des systemweiten Dokumenten-Workflows
  • Aktivierung/ Deaktivierung Emailbenachrichtigung des Bearbeiters (Supervisor)
  • Aktivierung/ Deaktivierung PDF-Download-Link innerhalb Emailbenachrichtigung des Bearbeiters (Supervisor)
  • Auswahl Email Template für Emailbenachrichtigung des Bearbeiters (Supervisor)
  • Möglichkeit zur Versendung der Emailbenachrichtigung des Bearbeiters (Supervisor) an weitere Emailadressen (BCC, CC)
  • Aktivierung/ Deaktivierung ReRequest (Möglichkeit zur wiederholten Anfrage nach Ablehnung)
  • Aktivierung / Deaktivierung der Workflow-Versionierung – bei aktivierter Versionierung wird bei einer zweiten Anfrage (ReRequest) eine Kopie vom Original für den Dokumenten-Workflow angelegt. (Der ReRequest läuft also in einem separaten Workflow-Prozess)
  • Konfiguration des Default-Bearbeiters (Supervisor)
  • Konfiguration des Default-Workspace und Viewpreference für den Bearbeiter (Supervisor)
  • Konfiguration des Workspaces im View-Only-Mode (gilt für User und Bearbeiter während des Workflows (sofern sie gerade passiv sind)
  • Konfiguration „Bearbeiter kann Dokument-Workflow-Item“ löschen
  • Konfiguration „Chili Folder Document Workflow Process“ –>Möglichkeit zur Konfiguration der Dokumentenablage eines Dokument-Workflow-Items
  • Konfiguration „Enable automatic PDF-Generation on Request/Approved“ –>Möglichkeit zur Aktivierung der automatischen PDF-Generierung nach Dokument-Workflow-Anfrage

Changelog

Version Typ Inhalt Bemerkung
1.0.0 Initial Release Basic integration of document-workflow
1.1.0 – 1.3.0 bugfix / optimization – several bugfixes and optimizations
1.4.0 feature – Advanced settings for document workflow save location
– support for pdf-expert on request/approve-action