ORDER WORFLOW

Kompatible with Magento 2.2.x – 2.3.x.
Version: 1.1.15

Die Order-Workflow-Extension ermöglicht die Umsetzung einfacher Freigabeprozesse für Bestellungen.

Freigabeprozesse können abhängig von vorgegebenen Rahmenbedingungen wie der Höhe des Bestellwerts, der ausgewählten Zahlart oder der aktuellen Benutzergruppe initiiert werden.

Die Freigabe kann dann sowohl durch direkte Vorgesetzte, zentrale Institutionen/ Stellen oder „Adhoc“ über eine gültige Emailadresse erfolgen.

Genehmigungspflichtige Bestellungen werden in einem Status “zur Genehmigung” im System “zwischengespeichert” und müssen dann zur weiteren Bearbeitung genehmigt bzw. abgelehnt werden.

Die beteiligten Personen werden jeweils über eine Statusänderung per Email informiert.

Name

ORDER WORKFLOW

Version

Version: 1.1.15

Requirements

Compatible with Magento 2.2.x – 2.3.x.

Key-Features

  • Unterstützung für einfache Freigabeprozesse für Bestellungen
  • Initiierung der Freigabeprozesse über verschiedene Parameter wie Bestellwert, Kundengruppe, Zahlart
  • Freigabe erfolgt durch direkten Vorgesetzten, zentraler Vorgesetzter / Freigabestelle oder „Adhoc“ via gültiger Emailadresse
  • Freigabelisten für Anfrager und Freigeber im Benutzerkonto
  • Automatische Emailbenachrichtigung der beteiligten Personen bei Statusänderung

Checkout

Wird ein Orderworkflow aktiv, wir im Checkout wird ein Hinweis angezeigt, dass die Bestellung zur Prüfung an den Vorgesetzten weitergeleitet wird.

Benutzerkonto – Meine Bestellungen

Unter meine Bestellungen wird die Bestellung im Zielstatus des Orderworkflows angezeigt. In dieser Konfiguration wurde die Bestellanfrage in den Status „On hold“ gesetzt.

Benutzerkonto – Meine angefragten Bestellungen

Im Benutzerkonto des User werden angefragte Bestellungen innerhalb einer eigenen Liste zur besseren Übersicht dargestellt.

Benutzerkonto – Meine freizugebenden Bestellungen

Im Benutzerkonto des Vorgesetzten können die anfragten Bestellungen über den Menüpunkt „Meine freizugebenden Bestellungen“ eingesehen und bearbeitet werden.

Der Vorgesetzte erhält per Email eine Aufforderung die neue Bestellanfrage im Benutzerkonto zu bearbeiten und hat die Möglichkeit die Bestellung (inkl. Begründung) anzunehmen oder abzulehnen. Die Bestellung wird dann bei Annahme in den konfigurierten Zielstatus (bspw. „Processing“ oder „Freigegeben durch Vorgesetzten“) gesetzt oder im Falle der Ablehnung storniert (Status „Cancelled“).

Über die Statusänderung wird dann der Anfragende per Email in Kenntnis gesetzt.

Frontend-Features

  • Dynamischer Initialisierung eines Orderworkflows auf Basis der aktuellen Checkout-Konfiguration in Abhängigkeit von Kundenkonfiguration (Vorgesetzter ja/nein), Orderworkflow-Limit (je Order) überschritten, Kundengruppe und ausgewählter Zahlart
  • Anzeige eines Hinweises, ob Orderworkflow gestartet wird und somit Freigabe durch den Vorgesetzten notwendig ist
  • Bestellungen werden bei gestartetem Orderworkflow in einen Zielstatus (konfigurierbar) gesetzt
  • Automatische Emailbenachrichtigungen an die beteiligten Personen (Vorgesetzter, Anfragender) über die Anfrage bzw. Entscheidung
  • Bearbeitungsliste für Anfragen im Benutzerkonto des Vorgesetzten

Backend-Features

  • Konfigurationsmöglichkeit der „Start-Parameter“ eines Order-Workflows
    • Vorgesetzter des Kunden (falls nicht zugeordnet, kann keine Anfrage gestartet werden)
    • Order-Workflow-Limit: Mindestwert je Bestellung, damit ein Order-Workflow gestartet wird (optional)
    • Zugehörige Kundengruppe: Order-Workflow soll nur bei übereinstimmender Kundengruppe gestartet werden
    • Ausgewählte Zahlart
  • Konfiguration des Zielstatus bei Bestellanfrage
  • Konfiguration des Zielstatus bei Bestellfreigabe
  • Konfiguration des zugehörigen Emailversands

Installation

  • To install the extension we recommend to use “composer”. Please use the following commands within your ssh-commandline to install the extension.
    composer require enobis/module-order-workflow
    php bin/magento setup:upgrade
    php bin/magento setup:di:compile
    php bin/magento setup:static-content:deploy
    php bin/magento cache:clean
    php bin/magento indexer:reindex
    Please note: The extension is not available via the magento-marketplace or packagist.org!
  • Bereitstellung der Extension mittels privatem (Satis-)Repository
  • Zugriff auf aktuellste Version der Extension durch automatische Aktualisierung des Repositories (gültige Maintenance-Vereinbarung vorausgesetzt)

Addons

Version Typ Inhalt Bemerkung
1.0.0 Initial Release
1.1.0 compatibility support enobis/budget-Extension
1.1.14 compatibility support für PHP 7.2
1.1.15 feature Adhoc-Email-Workflow Feature ermöglicht die Freigabe-Anfrage an eine frei zu definierende Email-Adresse zu versenden. Die Freigabe erfolgt über einen Freigabe-Link innerhalb Email.

Order-Workflow-Konfiguration

Die Konfiguration des Order-Workflow-Moduls erfolgt im wesentlichen über „Stores->Configuration->Enobis->Order-Workflow“.

Der Konfigurationsbereich ist in die Tabs

  • About Order Workflow
  • General
  • General Order Release Email
  • One Step Workflow
  • Two Step Workflow (demnächst)
  • Two Step Workflow – Order Cancelled Supervisor
  • Email Workflow

aufgeteilt.

Konfigurationsparameter

Die Budgetverwaltung erfolgt über das Magento-Backend im Bereich „Customers->Budgets->Manage Budgets“.  Um Budgets erfolgreich zu konfigurieren werden mindestens eine Budgetgruppe (Customers->Budgets->Manage Groups) und mindestens eine Budgetkategorie Customers->Budgets->Manage Categories) benötigt.

  • Budgetgruppe (ermöglicht die Gruppierung von Budgets – ist eine reine Zusatzinformation bspw. für spätere Auswertungen und hat keine weiteren Funktionen)
  • Budget-Kategorie (ermöglicht die Zuordnung von Budgets zu Artikel und stellt sozusagen das Bindeglied zwischen Budget und Artikel dar. Dabei kann sowohl ein Budget als auch ein Artikel mehrere Budget-Kategorien erhalten.

Die Anlage eines Budgets erfolgt über die Funktion „Customers->Budgets->Manage Budgets -> Add Budget“. Folgende Parameter können dann zum Budget erfasst werden:

 

Bereich Parameter Value Scope Beschreibung
General Enabled Yes/ No Website Aktivierung der Order-Workflow-Funktionalität je Website
General Impersonation Supervisor Order Workflow Enabled Yes/ No Website Aktivierung der Order-Workflow-Funktionalität in Kombination mit der Impersonation-Extension
General Impersonation Supervisor Order Workflow Enabled Yes/ No Website Aktivierung der Order-Workflow-Funktionalität in Kombination mit der Impersonation-Extension (Impersonation Extension muss zusätzlich installiert werden)
General Impersonation Supervisor Order Workflow Enabled Yes/ No Website Aktivierung der Order-Workflow-Funktionalität in Kombination mit der Impersonation-Extension
General Impersonation Supervisor Order Workflow Enabled Yes/ No Website Aktivierung der Order-Workflow-Funktionalität in Kombination mit der Impersonation-Extension

Akt

Weitere Konfigurationen erfolgen über Tabs. So können hier

  • Adress-Tab: Adresse des Budgets (zur Auswertung)
  • Categories-Tab: Zuordnung der Budgetkategorie (oder mehrere)
  • Related-Tab: Über „Related Budgets“ können Beziehungen zwischen Budgets aufgebaut werden. Eine Beziehung zwischen Budgets berücksichtigt dabei die „Richtung“ der Beziehung. D.h. Eine Beziehung von Budget1 zu Budget2, ist etwas anderes als eine Beziehung von Budget2 zu Budget1.

Eine Beziehung wird benötigt:

  • Für die Budget-Anfrage-Funktion, d.h. sobald das Budget (als Zahlart konfiguriert) nicht mehr ausreichend für die Bestellung ist, so kann der Budgetinhaber (User) an ein (wenn vorhanden) in Beziehung stehendes Budget eine Budgetanfrage (also eine mögliche Budgetumbuchung) stellen Wichtig: Möchte der User1 mit dem Budget1 die Möglichkeit erhalten, bei Budget2 eine Budgetanfrage zu stellen, so muss eine Beziehung zwischen Budget2 in Richtung Budget1 bestehen!
  • Für mögliche Umbuchungsmöglichkeiten von Budgetwerten zwischen Budgets (Coming soon!)

Budgetbuchungen

Die Budgetverwaltung ermöglicht es Budgetbuchungen durchzuführen. Über die Funktion „Add Entry“ kann mit Hilfe eines Buchungssatzes dem Budget entweder etwas hinzu oder abgebucht werden. Dabei können über „Entry-Code“ verschiedene Anlässe der Budgetbuchung unterschieden werden. Bspw. Start-Buchung oder eine Anpassungsbuchung. Der „Entry-Type“ bestimmt darüber ob es sich um ein Zu- oder Abbuchung des „Wertes“ handelt. Über folgende Parameter erfolgt die Budgetbuchung.

Parameter Value Scope Beschreibung
Entry Code List Global Liste möglicher Buchungssätze
Entry Type + / – Global Positive oder Negative Buchung des Betrags
Value Number Global Buchungsbetrag
Order Increment Id Number Global Textfeld zum Speichern der IncrementId im Falle einer Bestellung
Note String Global Textfeld für eine Notiz

Budgetzuordnung zum Kunden

Damit das Budget genutzt werden kann, muss das Budget nun noch dem Kunden zugewiesen werden. Dabei ist auch eine Mehrfachzuordnung von Budgets möglich. Wichtig: Das Löschen einer Verknüpfung löscht nicht das Budget selbst! Es löscht ausschließlich die Verknüpfung. Sowohl eine Verknüpfung mehrerer Kunden zu einem Budget ist möglich, als auch die Zuordnung von mehreren Budgets zu einem Kunden.